Presenze, ferie e permessi senza un ufficio del personale: com'è nato SGAL
Nelle piccole e medie organizzazioni la gestione del personale vive tra lettore badge, moduli di carta e fogli Excel. Siamo partiti da questo problema, in una scuola dell'infanzia, e ne è uscito un sistema HR e presenze pensato per chi non ha un ufficio del personale.
In segreteria c'è l'export del lettore badge da una parte e una cartellina di moduli ferie dall'altra. Poi qualche email con oggetto «permesso giovedì», e un post-it: «martedì Marco ha dimenticato di timbrare».
Da tutto questo, entro domani, deve uscire un file ordinato per il consulente del lavoro.
Chi lavora in una piccola o media organizzazione riconosce la scena. Non è disordine: succede quando la gestione del personale è divisa tra strumenti che non si parlano. È da qui che è partito il lavoro che ha portato a SGAL.
Il problema non sono le timbrature
Registrare ingressi e uscite è la parte facile: lo fa un terminale badge. Il lavoro vero è tutto quello che la timbratura non racconta. Il permesso di due ore, la visita medica, la L. 104 a ore, la timbratura mancante da sistemare, le ferie concordate a voce in corridoio. Sono informazioni sparse in quattro posti diversi, e a fine mese qualcuno deve rimetterle insieme a mano.
Per un'organizzazione con dieci, trenta o cento dipendenti, il mercato offre due estremi. Da un lato le suite HR pensate per grandi uffici del personale, onerose da adottare e da configurare. Dall'altro il software del lettore badge, che spesso si ferma al conteggio delle ore. In mezzo, dove stanno la maggior parte delle PMI, delle scuole paritarie e delle cooperative, di solito c'è un file Excel.
Il punto di partenza: una scuola dell'infanzia
La richiesta concreta è arrivata da una scuola dell'infanzia paritaria: personale docente, educativo e ausiliario, fogli presenze da ricopiare, richieste di permesso su carta. In più c'era un problema tipico delle scuole: le ore non frontali.
Programmazione, collegi dei docenti, colloqui con le famiglie, formazione: sono ore di lavoro a tutti gli effetti, con tetti e recuperi fissati dal contratto. Però non passano dal badge. Si concordano a voce o su un modulo cartaceo, e a fine anno ricostruirle è la parte più faticosa.
Ci siamo dati un obiettivo semplice da dire e meno da raggiungere: sostituire carta ed Excel con uno strumento che la segreteria usasse volentieri, non per obbligo.
Le scelte che hanno dato forma al progetto
Abbiamo sviluppato la soluzione dentro la scuola, insieme a chi l'avrebbe usata ogni giorno. Alcune decisioni si sono imposte quasi da sole.
Non ripartire da zero
Il sistema si appoggia su SGOL, la piattaforma che dal 2010 aiuta oratori, centri estivi e associazioni a gestire iscrizioni, presenze e contabilità. Partire da una base collaudata ci ha permesso di concentrarci sul problema nuovo, invece che sulle fondamenta.
Una richiesta, un protocollo, nessun doppio lavoro
Ferie e permessi sono diventati richieste online, ognuna con un protocollo, un eventuale giustificativo allegato e uno stato. Il passaggio decisivo è un altro: quando la direzione approva, l'assenza entra da sola nel prospetto orario. È qui che sparisce il lavoro di ricopiatura. Vale anche per la timbratura mancante: una volta approvata la segnalazione, diventa una timbratura.
Nessuna app da installare
Chiedere a tutto il personale di installare un'applicazione è il modo più rapido per non farla usare. Per questo l'area del dipendente è una pagina web, che si apre da smartphone, tablet o PC con le credenziali ricevute via email.
Non fare le buste paga
È una scelta precisa. Il consulente del lavoro ha già i suoi strumenti e non vuole cambiarli: gli servono dati corretti. Per questo il mese si chiude con un resoconto in Excel nel suo formato, con le causali già codificate e le festività incluse. Se una causale non è mappata, il sistema lo segnala prima dell'export.
Ogni modifica lascia traccia
Quando la segreteria corregge una timbratura, deve restare scritto chi l'ha fatto e quando. Ruoli distinti per direzione, segreteria e dipendenti, più un registro di ogni modifica: così i dati diventano affidabili per tutti, anche per chi li riceve a fine mese.
Dalla scuola all'azienda
Con il sistema in uso ogni giorno, è diventato chiaro che il problema non riguardava solo la scuola. Riguarda chiunque coordini persone senza un ufficio del personale: cooperative con operatori su più servizi, enti con pochi dipendenti e molta burocrazia, aziende con reparti, tornelli e più sedi. Sono le stesse esigenze che incontriamo nei progetti di controllo accessi che seguiamo in ambito industriale.
Così lo strumento nato per una scuola è diventato SGAL People Management: un sistema HR e di gestione presenze che si adatta all'organizzazione, non il contrario. Contratto collettivo, tipologie di permesso, causali, sedi, varchi e ruoli si impostano all'avvio. Ogni timbratura registra la sede e il verso, entrata o uscita. È un dato utile anche per la sicurezza: durante una prova di evacuazione si sa chi è ancora dentro l'edificio.
Anche sull'hardware abbiamo scelto la continuità. SGAL riceve le timbrature dai terminali già installati. A chi deve sceglierli consigliamo i terminali Technodrive, progettati e prodotti in Italia, che forniamo e installiamo noi. Lo stato di ogni lettore è sempre visibile nella piattaforma: un terminale offline che nessuno nota è una giornata di timbrature da ricostruire.
Un software semplice non è un software con meno funzioni: è un software configurato su come lavorate davvero.
Se la scena di fine mese vi suona familiare, su www.sgal.work trovate le funzioni, i terminali compatibili e le risposte alle domande più frequenti.
L'avvio si fa in tre passi: ci raccontate come lavorate, configuriamo la piattaforma sul vostro contratto e sul formato del vostro consulente, e partite con noi accanto.